Detalhamento do Case GOL: Gestão da Rotina Lean com Obeya Rooms
A GOL Linhas Aéreas, reconhecida por sua operação de alta complexidade e dinamismo, enfrentava desafios críticos em termos de visibilidade operacional, agilidade na tomada de decisões e integração entre as diversas áreas envolvidas nas suas operações. Para lidar com essas questões, a Setec foi contratada para implementar uma solução que transformasse a gestão da rotina, promovendo a transparência e a responsabilização em todos os níveis da organização. A seguir, detalhamos como essa transformação ocorreu.
1. Contexto e Desafios Enfrentados
Ambiente Operacional Complexo:
- A GOL opera em um setor altamente dinâmico, onde as áreas de manutenção, operações de voo, gestão de solo e atendimento ao cliente precisam estar alinhadas para garantir a segurança e a eficiência dos voos.
- A complexidade se estendia também à gestão da cadeia de suprimentos e à interface com parceiros estratégicos, onde a ausência de uma visão integrada prejudicava a resposta a desvios e gargalos.
Principais desafios:
- Falta de Visibilidade: Informação descentralizada dificultava a monitorização em tempo real dos principais indicadores operacionais.
- Decisão Lenta: A falta de um padrão de rotina e de espaço para discussão integrada retardava a identificação e resolução de problemas.
- Responsabilidades Difusas: As funções e papéis não estavam bem definidos, o que levava à sobreposição de tarefas e, por vezes, à ausência de ownership nos processos críticos.
- Acompanhamento Ineficiente: Sem um sistema de rotina consolidado, a gestão operava de forma reativa, “apagando incêndios” ao invés de prevenir desvios.
2. Solução Implementada: A Abordagem dos Obeya Rooms
Para superar os desafios, a Setec estruturou um projeto com foco na implementação de Obeya Rooms – ambientes dedicados à gestão visual e à tomada de decisão em tempo real. As etapas principais foram:
a) Mapeamento dos Processos Críticos
- Diagnóstico Inicial: Realização de um mapeamento detalhado dos principais processos operacionais, identificando fluxos, interfaces e pontos críticos.
- Ferramentas Utilizadas: Aplicação de metodologias como Value Stream Mapping (VSM) e análise SIPOC para identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
b) Definição de Indicadores e Metas
- Indicadores Chave (KPIs): Para cada processo identificado, foram definidos KPIs que abrangessem eficiência operacional, tempo de ciclo, índice de qualidade e custo.
- Metas SMART: Estabelecimento de metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais, que permitissem alinhar os objetivos operacionais à estratégia global da companhia.
c) Estruturação dos Papéis e Responsabilidades
- Matriz RASCI: Revisão dos papéis e responsabilidades com a aplicação da matriz RASCI, garantindo que cada etapa do processo tivesse um responsável claro, além de definir quem deveria ser consultado e informado.
- Capacitação das Lideranças: Treinamentos e workshops foram realizados para assegurar que as lideranças entendessem seus papéis e os mecanismos de gestão a serem adotados.
d) Criação dos Obeya Rooms
- Espaço Físico e Virtual: A GOL implementou salas de Obeya em pontos estratégicos, conectando áreas como manutenção, operações, logística e atendimento. Esses espaços permitiram a visualização dos indicadores, metas e rituais de acompanhamento.
- Gestão Visual: Painéis digitais e quadros de gestão à vista foram instalados para exibir, em tempo real, os resultados e os indicadores críticos, facilitando a análise e a discussão.
- Rituais de Governança: Definição de reuniões diárias e semanais, onde as equipes se reuniam no Obeya Room para revisar os indicadores, discutir desvios e ajustar ações corretivas imediatas.
3. Resultados Obtidos
Após a implementação do projeto, os resultados foram expressivos e demonstraram o impacto transformador da abordagem:
- Maior Integração Operacional: A unificação das informações e a centralização das decisões nas Obeya Rooms favoreceram a integração entre áreas. Os gestores passaram a operar com uma visão sistêmica, com informações acessíveis e atualizadas.
- Agilidade na Tomada de Decisões: As reuniões diárias possibilitaram identificar e corrigir desvios em tempo real, reduzindo o tempo de reação e aumentando a eficiência operacional.
- Redução de Gargalos: A clareza dos processos e a definição de indicadores permitiram a identificação rápida de pontos críticos, possibilitando a tomada de medidas corretivas antes que se agravassem.
- Cultura de Responsabilização: A definição clara de papéis, aliados à gestão visual e aos rituais de acompanhamento, fortaleceu a responsabilidade individual e coletiva, resultando em maior comprometimento com as metas estabelecidas.
- Resultados Quantificáveis: A implantação dos Obeya Rooms gerou melhoria na previsibilidade operacional, refletida na redução do tempo de resposta a desvios e na otimização dos processos críticos, contribuindo para ganhos de eficiência e redução de custos.
4. Lições Aprendidas e Recomendações
Para organizações que desejam adotar uma abordagem semelhante, recomendamos:
- Investir em diagnóstico detalhado: Entenda os processos como eles realmente funcionam antes de definir metas e indicadores.
- Envolver todos os níveis da organização: Da alta direção até a equipe operacional, o envolvimento colaborativo é fundamental para o sucesso.
- Capacitar as lideranças: Treinamentos constantes e o desenvolvimento de habilidades em gestão visual e na condução dos Obeya Rooms são essenciais.
- Estabelecer rotinas claras de gestão: Rituais bem definidos mantêm a disciplina e garantem que a rotina operacional não se transforme em “apagador de incêndios”.
5. Conclusão
O case com a GOL Linhas Aéreas exemplifica como a implementação de Obeya Rooms, combinada com uma abordagem estruturada de mapeamento de processos, definição de indicadores e clareza de responsabilidades, pode transformar operações complexas em sistemas de gestão eficazes. A experiência demonstra que a verdadeira transformação operacional não está apenas na definição do que fazer, mas na execução diária e na governança visual que possibilita decisões rápidas e acertadas.
Para empresas que buscam aprimorar seus processos e alcançar a excelência operacional, essa abordagem é um diferencial competitivo decisivo.
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